关于下发《六项费用管理暂行办法》的通知

龙海政„2014‟2号

关于下发《六项费用管理暂行办法》的通知

公司各单位：

为充分合理用好各项费用，加强费用使用过程和环节监控，提升费用管控水平，树立过紧日子思想，控制非生产性支出，按照“从严控制、合理支出”的原则，健全二级部门费用管控与考核体系，结合集团公司相关费用管理制度，特制定本办法，请遵照执行。

特此通知。

2014年1月10日

六项费用管理暂行办法

第一章

总 则

第一条 为充分合理用好各项费用，加强费用使用过程和环节监控，提升费用管控水平，树立过紧日子思想，控制非生产性支出，按照“从严控制、合理支出”的原则，健全二级部门费用管控与考核体系，结合集团公司相关费用管理制度，特制定本办法。

第二条 六项费用分别为办公费、电话费、招待费、差旅费、车辆费和绿化费，所有费用均在规定标准内凭合规发票报销。

第三条 公司财务部门和办公室等二级单位要加强费用开支的管控，建立健全费用管理流程，确保六项费用管理受控。

第二章

费用管理职责

第四条 各部门费用管理职责范围 4.1 经办部门：

4.1.1 根据公司费用管控要求，每年年末根据本年度费用预算执行情况，结合下一年度生产经营计划，申报次年费用开支计划；依据年度费用预算分解指标，对本部门的费用支出进行严格控制，合理使用部门预算经费，健全部门费用奖惩考核机制。

4.1.2 负责部门费用的审核把关，重点审核经办人员费用发生的真实性、费用发票的有效性，对核报费用的真实性负责，对 部门费用报销人员进行不定期抽查，从源头对费用实施有效管控。

4.1.3 建立健全费用管理台帐，重点对费用经办人员、费用发生时间、地点、费用性质进行详细登记，当月费用当月或次月结清，原则上不准带入下月。

4.1.5 配合公司每月定期检查、分析、通报费用发生情况，编报部门费用执行情况分析报告，提出规范费用管理的意见和建议并督促整改落实。

4.2 财务部门：

4.2.1 宣传贯彻国家有关法律、法规、集团公司、股份公司、区域及子公司制定的相关规章制度，并组织实施，组织对各业务部门费用经办人员进行培训。

4.2.2 遵守法律、法规及股份公司的各项规定，严格按照照本实施细则要求，对公司业务部门发生的各项费用进行审核。

4.2.3 配合费用归口管理部门参与公司重大费用招（议）标谈判、费用协议起草、签约及纠纷处理等工作。

4.2.4 制定统

一、规范的费用报销审批流程，指导、规范公司日常临星费用支出的市场调研、费用询比价及开票结算等，规范费用管理流程。

4.2.5 每月定期对费用执行情况进行检查，编报公司费用管理执行情况分析报告，分析、通报费用发生情况，提出规范费用管理的意见和建议，提出考核意见，并督促整改落实。

4.2.6 每年年末根据当年度费用预算执行情况，汇总各部门下一年度费用开支计划，编制次年费用预算；依据年度费用预算分解指标，各部门的费用支出进行严格控制，并做好季度、半年度、年度费用预算执行分析，确保各项费用控制在年度预算范围以内。

4.2.7 费用审核过程中，对未加盖“龙陵海螺五项费用管理专用章”或登记时间跨月度的六项费用（管理费用和销售费用）不予接收或报销，若已登记未能在当月入账的单据，要及时退回办公室再次登记。

4.3 费用归口管理部门：

4.3.1 办公室是公司六项费用的归口管理部门，每年初对公司办公费、业务招待费、通讯费、差旅费、车辆费和绿化费的年度预算，组织公司各部门进行研讨，将指标分解到各部门，并建立六项费用报销的备查台账，做好六项费用的日常管理，控制费用的支出。

4.3.2 每月做好六项费用预算执行情况分析，对发生不合理的费用原因进行分析，制订费用控制措施。

4.3.3 牵头做好公司六项费用中各业务部门重大的费用谈判、招（议）标、费用协议起草、签约及纠纷处理工作。

第四章

费用报销程序

第五条 各项费用原则上一律按照月度预算定额标准核报，当月费用超预算的，公司将不再予以核报。费用报销时坚持一费 一单，一人一单的原则，并要及时报销，做到当月发生费用当月或次月结清。各部门报销费用前必须按规定进行审批且由费用归口管理部门登记后方可入账。各部门要严格按照月度核报标准控制各项费用，若超出部门核报标准，当月不予核报。

4.1 办公费

4.1.1 办公室在签订年度办公耗材合同时，要全方位考察供应商综合实力，分析上年度墨盒耗材消耗大的综合原因，切实降低采购及维修成本。

4.1.2 各部门要根据核定的费用定额进行合理使用，于每月25日前将次月所需的办公用品计划报办公室，由办公室进行审核汇总，报公司分管领导批准后统一购买，未经办公室核批的，所采购办公用品一律不予核报，费用由采购部门自行承担。

4.1.3 传真与复印实行登记制度，严格控制收、发传真的数量，页数过多的传真，请改发电子邮件。办公室每月负责进行统计汇总，按一定比例将费用分摊到各部门的办公费中。

4.1.4 办公室加强对办公费的管理，一方面要及时核报相关费用，控制对超预算标准的领用，加大领用环节的检查力度；另一方面对超预算的办公费用纳入部门综合考核，从而提高二级单位的控制与节约意识。

4.1.5 办公费核报流程：经办部门申请—验收部门签字-办公费用管理员初审—办公室部门负责人审签—财务费用会计审核、财务负责人及分管领导复核-办公室费用管理员签章登记-分管领导审签-公司总经理审批-财务处核付。

4.2 电话费

4.2.1 固定电话费实施预算分解到部门或电话号码，按照月度预算额度进行核报，超支部分由部门第一负责人调查原因并拿出处理意见，否则将在次月从部门第一负责人工资中扣除。

4.2.2 手机话费实行个人定额核报制度，公司依据人员职务及工作性质进行额度控制，原则上由各公司办公室统一实行代扣代缴、集中报销的方式进行核报，对未执行统一报销的人员，必须在次要10日前将前月报销单据提交办公室办理核报手续，跨月部分一律不予报销。

4.2.3 办公网络费用由办公室与当地相关业务单位洽谈并签订协议，按月定额支付网络通信费用，费用由办公室统一管理，不再实行预算分解到部门。

4.2.4 对报销人员实行定额控制，每月按时报销。未超出定额的，节约归公；因工作需要或工作地点不固定的特殊岗位人员（如驻港人员等）手机话费，在定额范围内实报实销，超支部分全部由本人承担。

4.2.5 办公室每月通讯话费在次月12日前办理完相关审批手续后到财务报销，确保月度费用核算真实。

4.2.6 固定话费报销凭发票、固定话费账单，手机费报销凭发票和代扣明细清单，预存手机话费票据不允许报销。手机话费报销需提供每位报销人员发票,提供纸质明细账单。

4.2.7 增值业务费用按股份公司要求办理，原则上以下增值业务不予报销：移动数据流量、话费信使、特殊业务费、气象语 音服务信息、梦网短信信息、移动秘书、主叫隐藏、财信通、移动气象站、气象语音服务信息、信息点播、手机报、语音杂志、商信通、附加套餐费、彩铃费、彩信费、手机电视、全曲下载、无限音乐俱乐部、12580综合信息服务门户等。

4.2.8 电话费报销流程：办公室经办人汇总-办公室负责人审签-财务费用会计审核、财务负责人及分管领导复核-办公室费用管理员签章登记-分管领导审批-公司总经理审批-财务处核付。

4.2.9 电话费具体管理要求结合公司下发龙海政[2013]124号《通讯费管理暂行规定》执行。

4.3 业务招待费

4.3.1 招待费是公司各部门由于业务需要对外招待客户发生的餐费，归口办公室统一管理，核报时在办公室集中登记。

4.3.2 根据股份公司文件精神，严禁出现业务招待费加盖“**宾馆发票专用章”的饮食业发票。

4.3.3 对在外出差已给予出差就餐补贴的，其发生的路途招待费一律不予报销，如确实需要招待的，必须事前向公司主要领导请示同意方可招待，不给予出差就餐补贴。

4.3.4.1 各部门在接待来客时，招待费本着厉行节约，实行“先申请、后使用”的原则。来客实行对口接待，严格控制招待费月度标准的额度，超过500元的需经公司总经理签字后方可招待用餐，领导不在需请示同意后实施，审批表补签后方可报销。就餐前不申请的，办公室可拒绝报销，原则上对外宴请招待尽量

安排在专家公寓，减少在外招待次数，增加专家公寓收入，减少公司的现金支出。

4.3.4.2 业务招待申请审批程序：部门经办人员填写招待申请单→部门主要负责人审签→办公室负责人审签→公司分管领导审签→公司主要负责人审批。

4.3.5 对外委单位在专家公寓发生的食宿等费用原则上由外委单位承担，需由公司承担的，需要总经理批准。

4.3.6 各部门在报销招待费时，应在申请单上明确招待事由、人数，不能笼统的以“XX单位误餐”概括，但在填写“一般费用报销单”时仅需填写“X月X日报招待费”即可。

4.3.7 各部门因特殊情况超出的招待支出，由部门事先拟定报告，经部门主要负责人签字，公司分管领导审核，公司总经理特批后，办公室方予以登记，财务负责人审批后，予以报销，确保年度费用控制在预算以内。

4.3.8 原则上办公室不提供招待用烟，如特殊情况需采购招待用烟的部门，必须填写《招待物品领用申请单》，经公司总经理审批后方可领用或采购。

4.3.9 费用报销流程：经办人部门申请-办公室费用管理员签章登记-办公室负责人审签-财务费用会计审核、财务负责人及分管领导复核-分管领导审签-公司总经理审批-财务处核付。

4.3.10 业务招待费具体管理要求结合公司下发龙海政[2012]42号《接待管理规定》执行。

4.4 差旅费

4.4.1 各部门应加强差旅费的计划管理，对各种类型的出差应严格按如下程序履行报批手续：

4.4.1.1 各部门应根据实际批准后的出差计划安排出差，未经报批的临时出差，需报请分管领导及公司主要负责人批准。

4.4.1.2 外出参加会议，凭会议通知或电话记录申报计划。 4.4.1.3 出差任务完成后及时报销差旅费用。

4.4.3 公司主要负责人出差须报公司其他领导审签，公司其他领导出差报总经理最终审批。其他人员出差报总经理最终审批。

4.4.4 公司员工借款后应于出差回程后10日内持审批后的有效票据到财务办理费用报销手续，因特殊原因可以推迟但最长不得超过一个月。未借款人员差旅费报销时间不得超过两个月，超过期限的，必须递交书面报告说明原因，由所在部门负责人审核并经公司领导审批后方可报销。

4.4.5 出差人员在预订交通票中发生的订票费、退票费用，按差旅费报销审批程序履行审批后方可凭有效票据报销，退票费用必须注明退票事由。

4.4.6 员工在集团公司内部各公司之间调动，所发生的城市交通费、住宿费，按出差的相关规定报销，费用（包括个人行李托运费）由调入单位报销。员工调动时，不报销同行家属人员差旅费及其行李托运费，如有特殊原因，需报公司主要负责人批准后，方可报销上述费用。

4.4.7 按照公司招聘程序录用的职员，到公司报到所发生的

城市间交通费按本办法规定标准予以报销。

4.4.8 出差人员在出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的费用，均由个人自理。不得随意或有意向下级单位或业务单位转嫁费用。

4.4.9 差旅费报销过程中，若发现有弄虚作假、假公济私者，所有费用由其个人全额承担，并按照有关规定给予纪律处分。

4.4.10 差旅费报销流程：经办部门申请-办公室费用管理员初审-办公室负责人审签-财务费用会计审核、财务负责人及分管领导复核-办公室费用管理员签章登记-分管领导审签-公司总经理审批-财务处核付。

4.4.11 差旅费报销结合龙汇政[2010]6号文件《差旅费开支暂行规定》执行。

4.5 车辆费用

4.5.1 车辆修理程序应严格执行小车修理管理办法，对于不符合程序的修理费一律不予以报销，并纳入当月责任人考核。

4.5.2 办公室加强对业务真实性的核实，并对价格进行审核。对于合同中没有的修理用配件价格，要货比三家，寻求相对合理的价格。

4.5.3 每季度由办公室牵头，车辆鉴定成员，财务处参加，对回收车辆修理配件进行检查，对于能够及时、合理回收并能充分利用的配件，公司将予以正向激励。对于应回收未回收的，公司将予以考核。

4.5.4 对于出现重复修理的车辆，办公室应追究送修人和修 理厂家的经济责任，同时要加强对补胎费用的关注，要求小车驾驶员必须按月及时报销，财务处在月度费用分析中通报补胎费用情况。

4.5.5 办公室加强对大修及日常车辆修理使用周期管理，对于重复性修理，要进行调查分析，属驾驶员责任的要追究相关责任人的经济责任。

4.5.6 加强车辆的维护保养工作，对存在的问题做到早发现、早解决，减少因维护保养不到位对车辆造成的损坏。

4.5.7 行政车辆出差原则上必须使用加油卡，个人一律不允许报销加油发票，因特殊情况若加油取得有效普通发票必须由公司领导审批，对于上月未及时圈存加油卡车辆，造成次月在出差途中加油取得的普通发票将不予报销。

4.5.8 每季度办公室由一名小车班负责人和一名小车班驾驶员对小车班公里数进行现场抄写，对油箱油表进行检查，必须是油箱加满，并签字确认。财务处不定期进行抽查监督，公里数表报部门负责人审核后作为油耗、公里数等工资计算依据；新增车辆油耗标准由办公室负责人审核，并经公司领导审批后，方可作为做工资依据。

4.5.9 车辆费用报销流程：经办部门申请-小车班班长初审-办公室负责人审签-财务费用会计审核、财务负责人及分管领导复核-办公室费用管理员签章登记-分管领导审签-公司总经理审批-财务处核付。

4.6 绿化费

4.6.1 办公室为绿化管理主管部门，负责厂区绿化规划、绿化方案的实施、采购与结算工作，其它部门原则上不予办理绿化费用。

4.6.2 办公室费用管理员要每月对绿化费进行认真核实，合同外采购的绿化物资做好比值比价。

4.6.3 各部门所需绿化物资，于每月25日上报办公室，由办公室绿化管理人员根据绿化实施方案进行采购。

4.6.4 绿化费报销流程：经办人申请-验收部门签字-办公室部门负责人审签-财务费用会计审核、财务负责人及分管领导复核-办公室费用管理员签章登记-分管领导审签-公司总经理审批-财务处核付。

第五章 责任与奖惩

第六条 费用报销经办人系所发生费用的第一责任人，对所核报的费用真实性、有效性应自始至终负全责。日常费用核报批复人均为经办部门主要负责人，负责指导、监督、检查费用的办理及核报，并坚持“一支笔”原则，应自始至终负责，为所核报费用的第二责任人。

第七条 在费用核报管理中失职、渎职、玩忽职守、假公济私、以权谋私，造成公司经济损失的，视其情节轻重，追究其责任。

第八条 不能严格按照本管理办法执行的费用报销，财务部门不予核报，并纳入月度工资考核，对屡教不改的，将根据情节严重程度公司给予相应的处分。

第九条 发票必须真实合理，对于不真实、不合理的发票要求报销的费用予以拒绝，并通知其主管领导进一步核实后进行相应处理

第十条 签字、审核和核报管理过程中，严格执行本管理办法的，并为公司避免或挽回经济损失的部门和个人，公司将给予一定奖励。

第六章

附 则

第十一条 如本六项费用管理暂行办法中条款与前期下发各类费用管理制度有冲突，则按照本制度执行。

第十二条 本暂行办法解释权属办公室、财务处，由公司审核批准后下发执行。

龙陵海螺水泥有限责任公司办公室 2014年1月11日印发

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