一篇有效的MEMO怎么写？备忘录格式、写作技巧及范文

（2）开头

备忘录的开头句子或段落告诉读者问题的上下文，建议的任务，备忘录的目的。

上下文：你所描述的上下文是你所要解决的问题的事件、情况或背景。要用一个句子还是一段话，取决于情况的复杂程度。例如，上下文可以是这样的“The cleaning company has complained that it takes too long to clean our floors...”（清洁公司抱怨说清洁我们的地板花的时间太长了......）。上下文清晰直接，只提供读者需要的信息。

任务：你的任务或作业描述了你为解决问题或情况所做的工作。如果你的读者要求你采取行动，你可能会说“You asked me to look at...”

目的：你的目的陈述解释了你为什么要写备忘录，并引出了备忘录的其余部分。你需要直接，避免淡化信息。你的陈述可以这样开头“This memo describes my understanding of the cleaning company’s complaint, proposes several ways of accommodating these people, and my own recommendations for resolving the problem.”。要把最重要的信息传达给你的读者，不需要详细描述每一个问题，如果备忘录太长，加上部分标题会让你更容易跟上信息的结构。

（3）总结

等到你写完备忘录的主体部分再写总结部分。如果你的备忘录是一页或更少，摘要可能没有必要。但是，如果你已经涵盖了几个重要的问题或事件，或者你的分析相当详细，那么为每一段作总结是合适的，总结部分应该简短精炼，不要重复不必要的信息。

（4）讨论的段落

在你充分地陈述了主题的基本内容之后，你可以在这里列出所有的细节、事实、数据和假设来支持你所讨论的观点。在这个部分中，你要通过陈述你的想法来展示你创造性和批判性思考的能力。从最重要或最有说服力的信息开始，从最强的事实到最弱的事实（或者，如果你提供历史背景，从最古老的信息到最新的信息）。

（5）结尾

再给了你的读者提供了所有与你的备忘录主题相关的信息后，用礼貌的结尾描述你希望他们采取的行动，并指出这些行动对每个人都有好处。一段式结尾可以这

样写：We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting...

或者: Should you need more information, I’ll be glad to...。

（6）附件

提供任何文档或额外信息，因为你的读者通过附件进一步了解你所讨论的事件或问题，一定不要附上与备忘录主题无关的任何材料。

3. 正确的Memo格式

当通过备忘录与同事和其他内部利益相关者沟通时，使用适当的格式是很重要的。理解正确的备忘录格式可以帮助你更有效、更专业地传达信息。所有的备忘录都是相同的格式。但是，备忘录的类型取决于信息的目的。你可以用备忘录来询问信息、请求确认或号召一个行动。你还可以发送备忘录，向同事和组织中的其他人提供进度报告等。

Memo的写作结构上面已经谈论过啦，但是还是要注意写作格式。Memo信头的部分，可以是双倍行距的，也可以是单倍行距的，通常都是大写字母。此外，信头项目的顺序可以改变。许多组织在这些问题上有自己的风格偏好。如果没有，上面列出的双倍行距的顺序是最常见的。

备忘录的文本通常使用单倍行距，段落之间有额外的空间，新段落没有缩进。但是，如果使用备忘录格式的报告长达几页的时候，那么可以使用双倍行距来提高可读性。

4. 有效的Memo写作技巧

如果你想要让你的备忘录更专业更有效，那么可以利用一下的写作技巧。

在准备备忘录时，一定要考虑到听众和他们的需要。有些管理层所知的缩略语或缩写，组织中的其他员工可能就不了解。如果备忘录要在组织内部张贴和分发，那么目标就是在各个级别进行清晰、简明的沟通而不产生歧义。

备忘录通常也是公告，发送备忘录的人代表了组织的一部分或全部。虽然公告可能包含反馈请求，但公告本身是线性的，从组织到员工。备忘录也可能具有法律地位，因为它经常反映组织的政策或程序，比如备忘录中会引用现有的或新的员工手册等。

主题通常在主题行中声明，应该清楚简明。例如，如果备忘录是宣布庆祝某个节日，具体的节日应该在主题行中明确写出来。比如“Thanksgiving weekend schedule”而不是“holiday observance”。

一些书面商务交流需要在直接和间接格式之间选择，但备忘录应该是直接的。其目的已明确宣布。

备忘录是一个只展示事实的地方，应该用一个客观的态度和语气，不能带有个人的偏见、偏好或兴趣，避免个人主观性。

在备忘录中，解释你为什么想要完成某事是必要的，但不要做过头。一位专家警告说，读者一次大概只能理解不超过六七个原因。如果你必须引用更多的原因，你可以在附件中体现。这样，基本的备忘录信息就不会在大量的细节中迷失。

可以在备忘录里添加相关数据和文件，以便读者详细阅读，了解更多的信息。比如，你想组织所有员工填写一份新的调查问卷，备忘录中要说明调查的目的，以及调查结果将会对他们产生什么影响，然后可以声明相关的表单已附加。

任何打字错误、拼写错误或其他错误都会削弱备忘录的目的（以及你的可信度）。慢慢地、仔细地校对，也可以大声朗读你的备忘录，或者在发送之前让同事也给你看一遍，确保准确无误。

5. Memo范文

如果你需要将正式的内部业务通知你的员工，这里有一个易于遵循的业务备忘录模板，以及一些示例以供进一步指导。

Memo范文

Memo范文在标题中，清楚地将内容标记为“备忘录”，这样你的读者就能清楚地知道他们收到了什么样的信函。信头部分，依次写明了备忘录的时间是2018年10月23日，接收者是全体员工，发送者是产品开发部门的主管杰克，以及主题是某产品的发布。

第一段（开头），快速清晰地陈述备忘录的目的。通过备忘录通知全体员工，因为顾客的反馈和目前的测试结果，把某产品原定于11月15日发布的时间，推迟到2019年某月某日。

Memo范文的第二段（讨论段落），详细说明推迟产品发布时间的计划。产品研发部门坚信，在推迟期间，通过附加的测试会让他们的产品更安全更完美，而且会在未来提供优惠促销。

第三段（讨论段落），说明了推迟产品发布时间带来的影响以及对策。产品的推迟发布还会影响到该产品配额的销售代表，公司也会做出一些相应的措施去减少不良的影响。

Memo范文的第四段（结尾），希望全体员工能够对此事抱一个客观且乐观的态度，一切都会往好的方向发展的。

一份有效且专业的备忘录是保证公司内部工作顺利进行的必要条件。无论是在办公室还是在外面，你的个性往往是通过你的写作方式来判断的。混乱的备忘录会让你在职业发展中损失惨重。对商业领袖来说，沟通技巧是最重要的，往往比财务、营销和技术知识更重要。通过了解memo格式和结构、及其写作目的可以比较全面地了解memo怎么写，那么阅读一些优秀的memo范文、掌握写作技巧，你就可以让你的备忘录更专业，从而达到备忘录写作的最终目的。如果同学们还没有完全弄清楚memo什么意思与备忘录怎么写，或者有任何有关备忘录格式的问题，随时联系英伦译制社®！返回搜狐，查看更多