活动执行=包工头+保姆？！崩溃！

④拍摄组：摄影师、摄像师、灯光师、后期等；

⑤业务组：销售、客服等。

开会内容主要围绕以下5点：

①阐述活动背景；

②明确且量化活动目标；

③分解目标，进行执行细化；

④根据活动的性质、规模、时间等要素，划分活动各小组执行细项，初步确定各小组任务目标及职责划分，同时进行需求整理；

⑤需求整理收集完成后，制定基础的活动流程规划框架。

活动统筹

由于中大型活动涉及到的人员及分工类别较多，PM无法具体管控到每个细项，因此PM主要把控重要的6张表，分别为：活动流程表、活动预算表、核心物料表、时间跟进表、人员分工表、嘉宾接待表。

把控预算

相信每个活动人都有一个深刻的体会，就是策划方案经常与实际落地有较大差别。其实解决办法很简单，那就是前期的沟通与协助。

前期就对策划方案中的一些有顾虑的观点再次问询，比如：

①哪些是可实施性的；

②哪些是无法落地的；

③哪些内容是可实施的但在某些方面会有困难的；

④如果这么做后期需要哪些人配合做哪些事。

随后和各小组负责人沟通所有的预算支出明细后，PM整合一个整体预算大表提交审批。

按计划执行、监督

待预算申请通过、人员分工确定后，就开始按照计划进行宣传推广、物料生产及嘉宾邀请。

PM主要管控以下3点：

1、保证重要信息输出准确

所有宣传物料需确保准备充足；无论是从视觉还是内容上要保持一致性和准确度，一些低级问题绝对不能出现，比如缺少logo、公司信息不正确，嘉宾名称失误等，重要物料PM要做最后的审核确认。

2、实时进行数据监测

定期监测数据，一是为了保证到场人数，二是通过监测投放效果考究媒介质量，效果不佳时需及时做出策略调整，提高传播率。

监测平台主要有：

①官方微信公众号的阅读量；

②官方微博的转评赞；

③活动平台的后台报名数据；

④业务组邀请嘉宾数据；

⑤各媒介投放实时的传播率。

3、各小组负责人定期汇报进度

根据每个时间节点，PM和各项目组负责人单独开会，确认进度进程，防止物料生产不及时或宣传节奏落后。

现场筹备

1、制作Rundown（执行台本）

PM需要制作现场整体的活动执行台本，含内容、时间、时长、描述、 音控、屏幕、灯控、道具等要素，以及所有负责人的通讯方式。

2、动员大会

发布会开始前一天在活动场地召开活动前的动员大会，动员大会主要内容：

①对各项目组负责人分发执行台本，并进行整体人员分工及介绍、活动流程及内容介绍、接待嘉宾注意事项等；

②对各项目组准备工作进行最终确认；

③走动线，从踏入活动场地正门开始，让所有工作人员都了解电梯区域、签到区域、重要嘉宾休息区域、音控台、工作室、洗手间、现场舞台等所有和活动相关的区域具体位置。

3、提前彩排

发布会提前一天走台彩排，需要注意3点：

①测试舞台效果：测试声光电效果、按活动顺序过一遍音乐、灯光、屏幕画面等，保证流畅性；

②指导演讲者站位：带演讲者熟悉场地、走位，以及确认演讲时音乐跟随内容的cue点；

③预演发布会仪式：提前预演，保证细节不出错。

4、文件管理

与活动相关的文件管理需及时整理，让各个需要文件的工作人员可以及时传递，从而提高工作效率。

活动中所涉及到的文件档案主要包括：各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等。

会后跟进

会后跟进工作也是活动的重要环节，于活动结束之后，需及时对活动进行跟进整理，具体包括如下几个方面：

1、会后撤场

有序安排各部门进行撤场，还原会场整洁，执行负责人办理撤场手续。

2、感谢短信发送

活动结束后，需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。

3、会议/活动纪要

活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要，针对重要活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/活动成果书籍。

4、活动新闻稿

活动结束的当天晚上，工作人员整理活动新闻稿，保证第二天及时进行新闻发布。

5、音像资料整理

及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑，重要活动的视频和图片还须进行刻盘，连同其它活动成果资料、洗印照片等。

6、活动文件归档

在会后跟进的基本工作完成之后，对活动文件进行归档整理。

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