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對一般使用者而言,Excel的應用也許不用這麼艱深,但能夠具備基本的操作觀念及邏輯,就能發掘出更多不同層面的應用,因此這一篇就來為Excel實力紮根。 相關閱讀:Excel圖表與樞紐分析表:4個範例解讀複雜數據,排序更新資料輕鬆讀 本文目錄: 1、搞懂「活頁簿」與「工作表」的不同 2、多張工作表設定為群組作業 3、兩步驟複製結構相同的工作表 4、資料快速搬移到不同工作表 5、快速複製資料到不同工作表 6、超大工作表用「凍結窗格」留下表頭 7、啟用「切換視窗」快速鍵 8、善用視窗「併排顯示」,資料比對更容易 9、將多個活頁簿儲存在一起,一個檔案就能全部開啟 10、重要活頁簿自動備份及設定密碼 11、認識Excel儲存格常見的錯誤訊息 12. 在儲存格中輸入電話號碼 13、在儲存格中輸入分數及轉換小數點顯示 14、將儲存格的資料分割多個儲存格 15、在單一儲存格中手動換行 16、使用「智慧標籤」變更儲存格的連續規格 17、自動刪除工作表中的重複資料 18、列印時隱藏註解或錯誤訊息 1、搞懂「活頁簿」與「工作表」的不同打開Excel後,選擇新增一個檔案,這個新增的檔案便是「活頁簿」,而在活頁簿裡新增的分頁,則叫做「工作表」,工作表可以依照需求自由新增及刪除,表示一個活頁簿裡可有無數張工作表,這概念跟紙本的活頁簿一樣,一本本的活頁簿都可以各別增減活頁。先搞懂活頁簿及工作表的關係,未來不管是要進行資料分析、運算、列印等等,都會更有條理。
在同個活頁簿下,若有多張工作表要同時進行編輯,就可以將這些工作表設為群組,如此只要在一張工作表上編輯,群組裡的其他工作表也會一併變動,而不用再個別編輯及點選。設定的方式也相當簡單,只要按住鍵盤上的「Shift」鍵,再用滑鼠點選工作表,選定的工作表由灰色變白色,就表示已經設為群組,此時再放開Shift鍵即可。
如果想要快速製作一份結構相同的工作表,可以採用複製工作表的方式,只要幾秒鐘就可以完成。所謂結構相同,指的是工作表中設定的格式、公式、圖表⋯等,在複製的過程式中,都要完整被複製,因為很多時候,在複製表格的過程中,經常會因為一時疏忽選取錯誤,而無法將工作表中的內容完整複製。
很多時候,我們得在工作表間搬移大量資料使用,但其實不管是要將資料搬移到同一個工作表,又或是不同的工作表,透過按「Alt」鍵加滑鼠左鍵的組合,就可以快速進行搬移,不須使用到工具列上的工具就能完成,這方法應用在不同工作表中的資料搬移更顯方便,因為只要習慣快速鍵的組合,幾秒鐘就能完資料的搬移。
可以快速搬移資料到不同的工作表中,當然也可以複製資料至其他工作表,且操作方式就跟搬移資料的方式差不多,只要多按一個「Ctrl」鍵,就可以複製指定的資料至同一個工作表,又或是要複製到不同的工作表上都沒有問題。
當工作表的編輯範圍很大時,一旦捲動工作表就會看不到欄或列的表頭,以至於無法立即反應表格裡的數字代表什麼,得經常上下左右不斷來回捲動工作表比對,一來一往,浪費太多時間,尤其在工作表不斷擴充下,更顯得麻煩。因此,不妨善用Excel提供的「凍結視窗」功能,只要選定欄列為分界,日後工作表再怎麼擴編,都不會影響到檢視的內容,而凍結視窗又分為凍結窗格、凍結頂端列、凍結首欄,可依需求自由設定。 當同時開啟多個活頁簿進行查詢或比對的工作時,得來來回回在不同的活頁簿中切換,且超過兩個之後,利用滑鼠在工作列中點來點去,不僅不夠有效率,還容易出錯,因此Excel內建「切換視窗」功能,方便使用者進行檢視及編輯。另外,還可以利用「Ctrl」鍵加「F6」鍵的組合,在鍵盤上就能快速切換活頁簿。
如果螢幕夠大,在多個活頁簿要同時進行檢視及比對的工作時,還可以使用「併排顯示」的功能,讓活頁簿同時顯示在一個視窗裡,如此要切換活頁簿就不用使用滑鼠點選,也不用鍵盤的快速鍵組合,一次就能查看所有活頁簿,且併排的方式還有磚塊式並排、垂直、水平⋯等,多種組合可以選擇。
經常得開啟多個活頁簿進行編輯時,可以利用上述的「切換視窗」及「併排顯示」功能,讓檔案的編輯過程更佳便利,然而,若每次編輯都得開啟多個固定的活頁簿,不妨將這些具有連動關係的活頁簿儲存在一起,日後只要開啟一個檔案,就能一併打開所有連動的活頁簿,省下一一開啟活頁簿的時間。
在儲存編輯後的活頁簿時,若以另存新檔的方式儲存,還可以設定自動備份,為這份活頁簿新增一個備份檔,以備不時之需。此外,在同一個設定選單中,還可以設定活頁簿的密碼,當中又分為「保護密碼」,及「防寫密碼」。
組合成Excel活頁簿的單位是工作表,而工作表裡的單位又是儲存格,不管是輸入數字、文字、公式、函數⋯等,都得對應在儲存格裡,資料才會有意義,但相信許多人都遇過儲存格出現錯誤訊息的畫面,尤其在精心製作完工作表的內容後,儲存格卻不如預期的產生結果,反而是一堆英文組成的錯誤訊息,一時之間還很能判斷到底哪裡出了錯誤。不過,其實這些錯誤訊息都有其意義,只要記住幾個經常會出現的錯誤訊息,相信就能快速解決工作表的錯誤內容。 Excel 常見的錯誤 ######## 表示儲存格的寬度不夠 #N/A 計算資料用函數及公式查不出結果 #NAME! 公式中有無法辨識的格式或文字 #REF! 計算的資料被移除或出現錯誤,無法進行計算 #DIV/O! 除法計算時,分母為 0 或無法計算 #NUM! 公式中使用不正確的參數,或計算太大或太小 12. 在儲存格中輸入電話號碼在儲存格中輸入的數字若為「0」開頭時,通常在按下Enter後,0就會自動消失,甚至被自動判斷為過去曾設定的格式,最常見的例子就是輸入電話號碼,尤其手機都是以0為開頭,要能夠在儲存格中留下完整的電話號碼,就得讓儲存格辨識此為文字型式,因此在輸入0之前,別忘先加上「'」符號,例如「'0912123113」。
若想要在儲存格中輸入分數,最直接的聯想便是以「/」代表分數,但實際輸入後卻發現分數自動變成日期,因此在輸入分數資料時,不管分數前有沒有整數,中間都要再加上空白鍵,而分數前沒整數則輸入0,例如1/6輸入方則為「0」+「空白鍵」+「1/6」。此外,利用滑鼠在分數上快速點兩下,就會換算為小數點格式。
如果想要將儲存格裡的資料分割為多個儲存格,一般人也許會選擇複製、貼上、刪除⋯,不斷的在儲存格間進行上述重複的動作,一來麻煩,二來也花費太多時間。其實只要利用Excel內建的「資料剖析」功能,就可以快速將儲存格裡的資料,依照需求分割至多個儲存格裡。
當工作表的欄寬是固定時,若輸入太長資料內容,勢必得進行換行,此時就可勾選自動換行功能,依欄寬自動切換為多行,但有時候自動換行的位置不合適時,還是可以自行手動換行,只要利用「Alt」鍵加「Enter」鍵即可完成,操作十分簡單。
在儲存格中,如果輸入的資料是規律的文字或數字時,就可以利用拖曳滑鼠的方式,快速完成大量公差為1的等差級數,甚至也可以指定公差級數值,這個Excel內建的實用功能也可以稱為「填滿」,讓表格的製作變得更加容易。不過,這個填滿功能不是只提供等差值而已,利用「智慧標籤」可以改變資料的填滿規則。
利用Excel製作的資料表格,不免會重複鍵入相同的資料,但當表格的資料愈來愈多,要在龐大的表格中,立即找到重複的項目並不容易,且一旦表格須要進行計算時,例如加總、平均、累計等等,重複的資料必會影響計算結果的正確性。因此,以Excel內建的「移除重複」功能,將表格中重複的資料自動刪除,以維護表格的正確定。不過,在進行「移除重複」功能,還可先利用「設定格式化的條件」,在龐大的表格裡,先找到「重複的值」後,再進一步選擇將重複的項目刪除。
當列印工作表內容時,若發現儲存格中出現註解或錯誤訊息時,常會影響表格的公信力及美觀,因此,可以在列印前進入「版面設定」,將註解及暫時無法解決的錯誤訊息,選擇以其他的方式呈現,好讓列印出來的表格更清爽。
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