Excel周报表模板设计：打开表格不用填写即可自动更新

2024-06-09 17:39| 来源: 网络整理| 查看: 265

Step2：设置周报标题

选中A2:G2单元格，设置为跨列居中。

然后定位到A2单元格输入公式“=B1&"工程结算申请表"”，即将B1的内容和周报名称组合在一起。

Step3:设置明细数据按周数引用

定位到I4单元格输入公式并按Ctrl+Shift+Enter组合键完成输入：

=IFERROR(INDEX(引用表!A$1:A$200,SMALL(IF(引用表!$E$1:$E$200=MID($B$1,2,(FIND("周",$B$1)-2))*1,ROW($A$1:$A$200),4^8),ROW(1:1))),"")

公式解析：

（1）FIND("周",$B$1)-2)部分用于计算标题中周数的字符数，如果周数是“2”等，字符数就是1；如果周数是“14”等，字符数就是2。

（2）MID($B$1,2,(FIND("周",$B$1)-2))*1部分是提取出周数文本，乘以1转成数字。

（3）接着是套用经典的万金油引用组合，不明白的可以看文章《Excel万金油公式INDEX-SMALL-IF-ROW筛选函数公式解读》。

（4）最后嵌套IFERROR函数，将错误值显示为空。

接着将公式向下、向右填充，这样通过数组公式，就可以将符合要求的周次数据依次提取到I4:L24区域中。注意下拉后单击“自动填充项”，选择“不带格式填充”，避免设计好的表格格式别修改。

选中日期部分，设置格式为“短日期”恢复为日期数据。

Step4：将明细数据汇总

定位到B11单元格输入公式“=SUMIF($I$4:$I$27,A11,$L$4:$L$27)”，向下填充完成各分公司周工作量数据统计。

公式解析：

典型的SUMIF函数条件求和，统计条件区域是$I$4:$I$25，统计条件是A11（即分公司名称），求和区域则为$L$4:$L$25。

再定位到C11单元格输入公式“=B11*100”（每个工作量的单价是100）并下拉公式，最后进行小计即可。

保存文件。

OK，到此我们就以小青公司周报为例基本完成了周报表模板的设计。剩下的是一些小细节。

二、三点便利设计实现直接打印

周报固定在周五生成报送。小青希望在检查确认各分公司都填报原始数据后，打开“周报.xlsx”文件，即可直接打印。

真的是要便利到死啊！

第一，将原始数据文档“协作数据.xlsx”设置为共享。

文档共享后，各部门、分公司可以通过局域网或者云盘共同填写，不用各自发送文件。至于如何共享，有需要的朋友可以留言。

第二，将周报表的周数默认为本周（文件打开时的周数）。

Step1：添加本周周次数据

（这就是我们为何最初空着周次表第1行的原因。）

切换到“周次表”工作表中，定位到B1，输入公式=WEEKNUM(TODAY(),2)。

定位到C1，输入公式=VLOOKUP(B1,B2:C200,2,0)

Step2：在周报表设置公式引用本周周次

切换到“周报表”工作表，定位到B1单元格，输入公式=周次表!C1。

第三，预设好报表布局和打印区域。

Step1：报表页面布局

然后单击“视图→页面布局格式”，调整行列大小、宽高，使得每页内容正好填满页面。还可以添加页面页脚，我们这里在页脚处添加了页码。

Step2：设置打印区域

根据公司的要求，周报表控制两个页码。点击“视图→分页预览”，检查是否刚好只有两页。如果有多余空白页面，譬如第3页，这时，可以直接选中这一页，然后按Delete键删除。

删除多余空白页后，在区域内选中A2:M26,右击选择“设置打印区域”，将第一行数据排除在打印区域之外。

完成上述的设置后，点击“文件→打印”，可以在右侧预览打印效果，符合要求后即可完成设置了。

三、打印预览效果

使用效果：

完成上述工作后，以后每个分公司的负责人，打开服务器上共享文件“协作数据.xlsx”，然后依次输入自己分公司的数据。

小青则只需在每周五打开本地的“周报.xlsx”工作簿，检查无误后按下Ctrl+P打印即可。

如果需要查询其他周次的报表内容，那么在B1点击下拉列表，选择相应的周次，报表的标题和数据都会同步发生变化。

怎么样？通过上述的设计，周报的制作是不是超简单了呢。如果您还在为周报制作头疼，赶紧行动起来吧！

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