关于进一步规范机关公文格式的通知

机关各科室、基层各单位:

　　根据2012年起施行的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》要求,为切实提高我局机关和基层单位文稿文件制发和写作质量,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,现就规范机关公文格式提出具体要求,请大家认真学习,严格执行,以后凡不按以上规范格式和要求拟制的文件,一律退回。

　　一、普通文稿格式

　　(一)纸张规格和一般要求:统一用A4纸张,页边距设置(mm):上32,下27,左28,右26。一般情况下,文稿页码采用“页面底端”和“居中”方式,页码采用默认格式。文稿所有标点符号都使用中文全角格式,正文每段首行空2字,回行后顶格;有称谓和主送机关的,称谓和主送机关在正文首行顶格书写后加冒号;文稿中数字、年份不能回行;数字,除部分结构层次序数以及在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他均应使用阿拉伯数字。

　　(二)标题层次和字体要求:公文结构层次序数一般为:第一层用“一、”,第二层用“(一)”,第三层用“1.”,第四层用“(1)”。大标题用2号宋体加粗,副标题用3号楷体。正文第一级小标题用3号黑体,第二级小标题用3号仿宋体加粗,其余正文文字均用3号仿宋体。正文行距用“固定值”,“设置值”为26-28磅。

　　(三)署名落款和日期要求:汇报或交流文稿,署名落款应在正副标题之下空1行居中,字体为3号楷体;日期为文稿使用当天日期,阿拉伯数字加年、月、日,加圆括号标注于正副标题下空1行(有署名的标注于署名下1行)居中位置,字体与副标题和署名相同。

　　二、正式文件格式

　　(一)公文的构成要素

　　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　(二)公文的排版形式

　　排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。

　　1.公文用纸幅面尺寸。

　　采用国际标准A4型纸。

　　发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

　　2.公文书写形式。

　　从左至右横排、横写。其标识第一层为“一、”,第二层为(一),第三层为“1.”,第四层为(1)。

　　3.字体字号。

　　发文机关标识使用2号小标宋体字,红色标识;发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字;签发人姓名用3号楷体字;正文以3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28字。

　　4.页码。

　　用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行。

　　(三)公文各要素及排版形式

　　公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。

　　1.公文版头部分。

　　公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。

　　(1)发文机关标识:由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

　　(2)发文字号:由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

　　(3)签发人:上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

　　2.公文主体部分。

　　公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体。包括:标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

　　(1)公文标题:即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。除法规名称加书名号外,一般不用标点符号。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

　　(2)主送机关:是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

　　(3)公文正文:公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格,数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

　　(4)附件说明:公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

　　(5)发文机关署名:署发文机关全称或者规范化简称。

　　(6)成文时间:指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。标识在正文之下,空两行右空4字。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

　　(7)印章:公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。联合上报的公文,由主办机关加盖印章,联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。印章用红色,不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署 名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

　　联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

　　(8)附注:是需要说明的其他事项,如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

　　(9)附件:公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

　　3.公文版记部分。

　　公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。包括:抄送机关、印发机关和印发日期。

　　(1)抄送机关:指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

　　(2)印发机关和印发时间:公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

　　(四)新旧公文的主要区别

　　1.在“文种”方面,现行的《党政机关公文处理工作条例》在《国家行政机关公文处理办法》的13个文种基础上,增加了党委的“决议”和“公报”两个文种,共15个文种。

　　2.在公文用纸方面,党政公文统一使用采用国际标准A4型,党委系统公文不再采用16开型。

　　3.在“格式”方面,取消了主题词和印刷份数;公文在盖章的同时,也要署发文机关名称。

　　4.在公文拟制方面,要求“重要公文”由主要负责人签发。

　　5.在行文规则方面,增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。

　　6.在公文管理方面,增加发文立户的规定。

　　三、行文规则

　　(一)行文总规则

　　1.行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。应尽量少发文,发短文,发管用的文。把握发文规格,不能随意升格发文,注意按对应发文原则进行控制。

　　2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

　　(二)向上级机关行文规则

　　1.原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。(下级两个部门联合行文时,可以主送两个上级机关。

　　2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

　　3.下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

　　4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　　5.除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

　　6.受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

　　(三)向下级机关行文规则

　　1.主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

　　2.党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。

　　3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

　　4.涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。

　　5.上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

　　银川市民政局

　　2014年9月25日

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