自动存档功能的说明

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Outlook 邮箱随着项目创建而增长，其方式与纸张堆积在桌面上的方式相同。 在基于纸张的世界中，有时可以对文档进行洗牌，并存储那些重要但很少使用的文档。 可以根据其年龄丢弃不太重要的文档，例如报纸和杂志。

可以在 Outlook 2003 及更高版本中快速完成相同的过程。 可以通过在“文件”菜单上选择“存档”，手动将旧项传输到存储文件。 或者，可以使用自动存档功能自动传输旧项。 项在达到指定的年龄时被视为旧项。 使用自动存档功能，可以删除或移动旧项。 Outlook 可以存档各种项目，但它只能找到存储在电子邮件文件夹中的文件，例如附加到电子邮件的 Microsoft Excel 电子表格或 Microsoft Word 文档。 无法存档未存储在电子邮件文件夹中的文件。

AutoArchive 功能有一个双重过程。 首先，启用自动存档功能。 其次，为要存档的每个文件夹设置自动存档功能的属性。

注意

如果同一 Outlook 配置文件中有多个 Exchange 帐户，则默认的自动存档设置将应用于所有帐户。 若要避免这种情况，请在文件夹级别应用自动存档设置。

在文件夹级别，可以确定要存档的项及其存档频率。 可以自动存档单个文件夹，也可以为所有文件夹配置默认的自动存档设置。 然后为不想使用默认自动存档设置的单个文件夹配置自动存档设置。 每当启动 Outlook 时，自动存档功能都会自动运行。 Outlook 按日期检查每个文件夹的自动存档属性，并将旧项移动到存档文件。 将删除移动到“已删除的邮件”文件夹的项。

默认情况下，在启用自动存档功能时设置了多个 Outlook 文件夹。 下面的列表是启用了自动存档功能的文件夹以及每个文件夹的默认老化期：

收件箱、笔记、联系人和草稿文件夹不会自动启用自动存档功能。 无法将自动存档功能与“联系人”文件夹配合使用，因为“联系人”文件夹没有存档属性。

默认情况下，在 Outlook 2010 及更高版本中禁用自动存档功能。 默认情况下，在 Outlook 2003 和 Outlook 2007 中启用自动存档功能。 如果未在 Outlook 2003 或 Outlook 2007 中禁用自动存档功能并升级到 Outlook 2010 或更高版本，则自动存档功能将保持启用状态。

存档项目时，只能将项目存档到个人文件夹 (.pst) 文件。 导出项时，可以将项导出到许多不同的文件类型，包括 .pst 文件和带分隔符的文本文件。 现有文件夹结构在新存档文件中维护。 如果存档的文件夹上方有一个父文件夹，则会在存档文件中创建父文件夹。 但是，父文件夹中的项不会存档。 这样，存档文件和邮箱之间也存在相同的文件夹结构。 文件夹在存档后保留到位，即使它们为空。 只能存档一个文件类型，一个 .pst 文件。

导出项时，原始项会复制到导出文件，但不会从当前文件夹中删除它们。

对于 Outlook 2010 和更高版本：

对于 Outlook 2007 和 Outlook 2003：

启用自动存档功能后，必须为每个文件夹设置 AutoArchive 属性。

重要

作为默认存档文件选择的 Outlook Data (.pst) 文件必须位于本地计算机上。 仅 Outlook 2010 支持在非常具体的条件下使用网络 .pst 文件。 有关通过网络使用 .pst 文件的限制的详细信息，请参阅 限制通过 LAN 和 WAN 链接使用个人文件夹 (.pst) 文件。

对于 Outlook 2010 和更高版本：

方法 1：

方法 2：

对于 Outlook 2007 和 Outlook 2003：