迅速破解Word密码 办公技巧多则

　　主任交给我一项光荣而艰巨的任务――在员工的数据表中增加显示照片的功能。如果直接往Excel里插入图片，版式不太好看，有什么好办法吗？

　　火速行动：首先右击某员工姓名所在的单元格，选择“插入批注”命令，删除批注框中默认的系统用户信息。然后右击批注框，选择“设置批注格式”命令，再切换到“颜色与线条”选项卡，在填充“颜色”列表框中选择“填充效果”命令。接下来切换到“图片”选项卡，单击“选择图片”按钮，浏览当前记录的员工照片。预览正确后，单击“确定”按钮依次返回。当鼠标指针指向插入批注的单元格时就可以从批注框中浏览到教工的照片信息了(见图3)。鼠标移开时，照片会同批注框一起隐藏。

图3 Excel批注

　　下一步根据显示照片的大小调整批注框的大小。如果发现批注框无法选中，右击单元格，选择“编辑批注”命令就能再次对批注进行编辑。另外，选中批注框后单击“绘图”工具栏中的“绘图”按钮，选择“改变自选图形”命令还可以修改批注框默认的形状，使批注框看起来更富个性。设置其它员工的批注时，可先选中第一个设置好批注信息的单元格，单击“复制”按钮，选中其余教工姓名所在的单元格区域，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，选中“批注”单选框，确定，剩下的批注在设置时只需更换填充的照片就行。检验一下，选中某个员工的记录，就可以马上浏览他的照片了！

　　今天办公室的打印机突然坏了，我只好到隔壁的办公室打印，但是发现那边安装的版式和在本地不一致，需要重新排版，非常麻烦。

　　火速行动：需要到其他地方打印文件时，如果用“打印到文件”功能会非常快捷。在使用打印到文件之前，你需要知道隔壁办公室的打印机型号，并安装该打印机的驱动程序。

　　接下来要打印哪篇文章，就打开该文件的“打印”对话框，选择隔壁办公室的打印机类型，在“打印到文件”前打勾，确定之后输入文件名保存。下面把刚才保存的打印文件带上，来到隔壁办公室把打印文件输出。如果这个打印机是并口的，可以在命令提示符下直接打印：首先把打印文件复制到桌面上，然后依次选择“开始→运行”，输入文件名，确定。然后在提示符下输入“copy /b my.prn prn”，回车，打印机就会开始打印了(见图4)。如果打印机是USB口的，则需要一个名为“Send To Printer”的打印工具(下载地址)。运行压缩包中的“PrintFile.exe”，点浏览按钮选择要打印的文档，在“Name”中选择打印机类型，再点“Print”按钮，文件就轻松地打印出来了。

图4文件打印