【教程】多维表格基础字段详解

WPS多维表格的每一列叫做字段，每一行叫作记录。字段根据使用频率、领域和复杂程度分为“基础、业务、高级”三大类，具体类型共有30种，你可以根据不同场景灵活选择。

全部字段类型

点击表头右侧的“+”，选好新建字段的类型后，点击确认。

点“+”号新建字段

新建数字字段示例

选中列后点击鼠标右键。

在字段左右两侧插入新字段

复制字段配置并插入

使用“向左/向右插入字段”时，需自行选择字段类型，点击确认；

使用“复制字段配置并插入”时，表格会自动复制当前选中的列，将新列插入在选中列右侧，并根据复制次数进行序号标记。例如：复制“日期”字段一次，则该列右侧出现名为“日期2”的同类字段，再复制一次则出现“日期3”；

新建字段时会自动跳出字段设置界面，已有字段也可以通过右键点击字段标题打开菜单，在首位找到字段设置选项。

右击打开字段设置菜单

字段设置页

字段设置页面顶部两栏，第一栏用于自定义输入字段标题，第二栏用于设置字段类型。

点击第二栏右侧向下箭头后，页面显示三大类字段，你可以根据需求选择。

基础字段涵盖了使用频率最高的几种字段类型，它们提炼自最基础的日常场景。

基础字段共有10种，分别为：文本、数字、单选项、日期、联系人、富文本、图片和附件、多选项、时间和公式。

基础字段

文本字段支持录入长短不一的文字信息，可混合录入多种符号。

适用场景：

通常，用来录入简短的文字信息，譬如：商品名称、姓名、部门、说明、备注等；

另外，各种长数字格式的单据号、卡号也常用文本类型显示。

文本字段

设置默认值即在新增记录时自动填充特定值。

适用场景：大多数信息都相同，只有少部分特殊信息需要标记。

例如，收集某班级学生信息，班级名称字段可设置为默认值“X年X班”，新增记录时无需填写该字段。

设置默认值栏

设置默认值&手动编辑

禁止录入重复值功能可防止一列表格中内容多次出现，适用一对一匹配、身份登记等场景。

例如，制作一个班的学生名单，可能出现学生同名的情况，但学号不可重复，这时就需在学号列设置禁止录入重复值。

禁止录入重复值按键

注意：点击打开禁止录入重复值按钮后，当前字段下不可重复录入内容。

当检测到重复时，表格会自动清空重复内容，并提示“与已有内容重复，请修改后再试”。

点开按钮后不能再录入重复值

如果在点击禁止录入重复值之前已经录入过重复值，那么将无法打开禁止录入重复值，表格将提示清除重复数据后再尝试。点此学习：如何查找重复值

由于默认值本身就是重复的，因此打开禁止录入重复值后，字段设置页面将显示默认值不适用。

已有重复值时需先清除才能打开禁止录入

二者不能同时使用

注意：同一表格中设置禁止录入重复值的字段只能有一个。

如果试图设置第二个禁止录入重复值，表格会弹出提示并禁止。

被禁止重复的字段类似于数据库中的“主键”，是能确定一条记录的唯一标识。

点此学习：如何设置唯一标识

最多在一个字段中设置禁止录入重复值

数字字段仅用于录入数字，可自动统一数字格式，非数字内容无法录入。

适用场景：

涉及大量数字运算，需要对不同字段进行公式关联，或是用到仪表盘时，建议使用数字格式，防止出现引用不准确的情况。

文本字段下，可输入“052”、“22”、“233.33”、“123.4”等不同格式的数字。

数字字段下，无论输入什么类型的数字，都会以统一的格式显示（例如保留整数）。

数字字段

文本字段与数字字段的差别

自动统一数字格式

选择数字字段时，可设置数字格式，即精确到小数点后几位（一般可以精确到小数点后四位）。

数字格式

注意：如果输入保留不同位数的小数，单元格会按格式限制显示统一的位数，但实际保存的数据仍与输入时相同。

数据实际不变，表格显示统一格式

点击按钮打开显示千位符开关，输入的数字会自动以每千位（每三位）分隔，数字格式栏也会相应显示千位符。

点击显示千位符

显示千位符效果

参考文本字段默认值，设置默认值后，整个字段将填充默认值.

单选项字段用于在一定选项范围内选出一项填入单元格。

适用场景：

当字段信息需要按组分类时，协作者填写预设好的选项，可使用单选项字段。

例如：信息管理中常见字段，地区、团队名称、当前状态等。

单选项字段

选择单选项&删除单选项

在选项列表至底部可以看到标有“添加选项”的“+”号，点击即出现新的空白选项栏，表格会用不同颜色自动区分选项。

点击添加选项

逐个编辑

点击选项列表右上角“批量编辑”按键，打开操作框。

批量编辑操作框以行区分选项,在其中粘贴或输入内容后，每行文字将转化为一个独立的选项。

批量编辑不支持创建空白选项栏，当且仅当有内容时才会生成新选项。

点击打开批量编辑界面

批量编辑

各选项栏右端有垃圾桶符号，点击即可删除该选项。

点击删除选项

单选项字段的选项菜单顶部设有搜索栏，可在此处查找或添加选项。

查找时，表格会根据输入的信息检索，逐步缩小查找范围。

打开“允许填写时增加选项”按钮，当输入信息不存在于已有选项中时，可点击菜单底部“+”号，即时把输入信息添加为选项，并存入选项库中。

点击按钮，允许填写时添加选项

查找或添加选项

单选项字段中的设置默认值即指定选项。设置默认值时不能即时增补新选项。

日期字段用于录入各种日期，常与函数计算、关联引用相关。

日期字段

基础的日期格式共有5种：

a.YYYY/MM/DD

b.YYYY-MM-DD

c.YYYY年M月D日

d.YYYY年M月

e.MM/DD

点选显示星期按键后，日期右端会显示汉字“星期X”，格式栏的示例也会变化。

显示星期

点选显示时间按键后，日期右端会显示“xx:xx”样式的时间。

如果同时选择显示星期，则时间会显示在星期的右侧。

显示时间后点击编辑单元格内容，页面会同时出现日历和时间表以供选择。

显示时间

点选面板标记休息日按键后，编辑单元格时出现的日历页面会以深色色块标记休息日。

不标记效果

标记效果

日期字段的默认值设置有两种情况。

点选后右侧会出现选框，点击向下箭头显示日历和时间表，可据此选择日期。

点选后直接将添加该记录的日期和时间设为默认值。

注意：星期和时间开关只影响单元格的显示形式，不影响具体时间信息。即便设置不显示，单元格中也一并录入了星期和时间信息。

选择只显示日期时，时间也可能是不同的。若引用时需要做日期对应，需用公式拆除具体时间。

例如：“2024/02/21 17：21”与“2024/02/21 8：30”，如在单元格中只显示日期，则二者相同，但实际是不同的时间，无法对应。

Q:时间字段只能显示到分钟，不能显示到秒，如何让时间字段显示到分钟？

A:使用公式字段拼接日期+时间

Q:两个日期字段，如果计算时间差

A:使用公式字段计算时间差，点此学习：时间差公式

联系人字段内可填写通讯录或文档协作者中的联系人，并对此人发送通知。

适用场景：

制作企业花名册，或执行任务分派、排班表等，可向联系人分配任务并通知。

联系人字段

点选后同一单元格能插入多个联系人，相反则每个单元格只能插入一个联系人。

允许单元插入多个联系人按键

点选后，插入时将发消息通知该联系人，系统顶部会提示“稍后将通知此人”。

若为误触，可点击右侧蓝色“撤销”字样。

允许向新插入的联系人发送通知按键

填表后向此联系人发送通知

联系人字段下有两类联系人可供选择，分别为文档联系人和通讯录联系人。

联系人列表

文档联系人是有权限且曾经访问当前文档，参与文档协作的账号。

点击联系人字段下的单元格时会首先出现文档联系人列表。

如联系人较多，可在顶部搜索框进行查找。

文档联系人

若为个人账号，通讯录联系人即为“我的联系人”。

若为企业账号，打开通讯录可查找当前企业及其关联组织的联系人。

通讯录联系人

联系人接到信息时有消息弹窗。

弹窗关闭后，也可以在金山文档端点击“消息”按钮，可看到通知信息。

金山文档消息弹窗

点击消息按钮看通知

联系人登录wps客户端，可在页面右下角收到快速闪过的消息弹窗。

打开个人中心，点击消息按键，可以查看错过的消息提醒。

消息弹窗

个人中心

联系人关注金山文档微信公众号后，可在微信中收到推送消息。

公众号通知界面

金山文档公众号界面

联系人字段设置默认值有两种情况。

指定人：指定负责人

添加此记录的人：默认负责人为当前记录录入者。

富文本用于展示丰富的图文信息，相当于在单元格中嵌入一个文档，其中可插入图片、文本、表格、代码块、表情符、超链接等。

正如传统文字文档一样，富文本中的文字可以设置不同颜色、字体、加粗、下划线，还可编辑段落格式、设置分页、制作目录等。富文本可在单个单元格中记录大量复杂的信息。

富文本字段

适用场景：

通常，用来录入简短的文字信息，譬如：商品名称、姓名、部门、说明、备注等；

另外，各种长数字格式的单据号、卡号也常用文本类型显示。

比如，我们需要在表里录入加油卡号，点击表格列头右侧的「+」，新建【文本】字段，命名为”加油卡号“。

依次输入录入每一张加油卡的卡号。

为防止出现重复卡号，还可以支持设置“禁止录入重复值”。

添加文本类型字段

录入加油卡号和商品名称

如果为“加油卡”添加说明，点击单元格，单击[富文本卡片]，进入富文本字段编辑区，在编辑区自由插入emoji表情、文字、表格、图片。

编辑的同时自动保存。

编辑富文本内容

展示

点击富文本单元格时，会展开完整页面。关闭编辑过的富文本页面后，单元格会出现深色标记，并省略展示内容。

富文本展开效果

Q：富文本可以单独下载或另存吗？

A：不可以。

图片和附件字段支持在单元格中插入多个图片和附件，在单元格中点击即可下载或预览。

图片和附件字段

上传图片和附件，可拖曳文档或选择上传。

拖曳上传图片和文件

选择上传图片和文件

支持上传两种文件类型，本地文件、云文档。

云文档相当于一个链接,可以在表格中下载，可点击预览。

云文档权限归文档创建者所有，在表格中打开云文档后，是否能参与协作视文档所有者的许可情况而定。

云文档

本地文件是本地已保存的文件实体。

从表格中打开的文件是只读模式，不可编辑。

打开本地文件，显示只读

此时无论是否打开单元格显示编辑页面，都可以看到小图展示。

选择缩显示略图

以缩略图样式显示图片

以缩略图样式显示文件

可以看到举出文件名的列表。

选择以列表样式显示

以列表样式显示图片

以列表样式显示文档

点选后只可以通过手机上传，pc端不能上传。

仅可通过移动端拍摄上传按键

设置仅通过移动端上传的效果

时间字段用于在单元格中录入时间。

时间字段

时间字段有4种格式。

a.HH:mm

b.HH:mm:ss

c.hh:mm:ss AM/PM

d.hh:mm AM/PM

编辑时，点击单元格右侧向下箭头出现时间表，可滚动选择时间数值。

公式字段专门用于对某些字段进行计算。公式设置完成后，已有字段和新录入字段都会自动按照公式计算，不需再手动录入。

注意：

多维表格公式字段是对整列进行公式计算，与传统表格公式编辑个别单元格的功能不同。

请选择多维表格函数库中的函数进行编辑。

公式字段

数字格式分为数值、日期、时间、货币和百分比。

需选择精度，可保留整数、一至四位小数。也可选择千位符（千分位）形式。

可选择单位：四种常用货币单位，包括人民币、美元、欧元、英镑。

可选择精度：可保留整数、一至三位小数。也可选择千位符（千分位）形式。

可选择精度：整数百分数或保留小数点后两位的百分数，右端可选择是否显示进度条。

可选择精度：年/月/日、年-月-日、月-日、星期、年-月-日 星期、月-日 星期、年-月-日 时分、年-月-日 时间。

可选择精度：hh:mm，hh:mm:ss，h:mm AM/PM,h:mmss AM/PM。

公式编辑器分为编辑常用公式的“简易运算”和编辑专业程度更高的“高级函数编辑器”两种。“简易运算”和“高级函数编辑器”两个界面下端都有蓝色链接，可供在两界面间来回切换。

点击进入公式编辑器

选择公式字段，点击“进入公式编辑器”后最先呈现“简易运算”页面。

简易运算用于进行两个不同字段间的简单四则运算（加减乘除）。

简易运算能引用的字段较少，在两侧选项框内选择需要引用的字段，并确定中间的运算符号即可。

简易运算

滚动左侧列表可进行公式引用内容的选择。

列表上部是表格中已有字段，下部则列举简易运算函数名称（包括日期、逻辑、文本、数值四大类）。

将光标移动到函数名称上时，右侧区域会显示该函数的名称、具体含义和用法（格式）。

点击字段名和函数名，按示例格式引用相应字段和函数即可。点此学习：函数应用

高级函数编辑器

简易运算和高级函数编辑器来回切换

Q：函数公式出现报错，公式字段下的内容将无法正常显示？

A1：公式逻辑错误。例如，进行除法运算时，被除数为0

A2：参数格式错误，原本引用的字段发生改动（例如被删除），不能再正常引用。

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