@连锁药店，关于系统主数据，你应该知道这些！ SAP系统中MM模块的重要性不言而喻，而在MM模块中，主数据的质量又决定了整个系统使用过程中的顺利程度，换而言之，主数据... 

来源：雪球App，作者： 第一药店财智，（https://xueqiu.com/2495339241/132486323）

SAP系统中MM模块的重要性不言而喻，而在MM模块中，主数据的质量又决定了整个系统使用过程中的顺利程度，换而言之，主数据尤如一个楼房的地基部分，日常情况下看不到，摸不着，大量的维护工作都是日常完成的。

对于主数据管理者来说，偶尔一次二次的主数据质量不规范是不影响大局的，但如果长期的不注重主数据质量，必然会导致大厦将倾的结果，是一个慢性腐朽的结果。

在这个行业里面，各种系统都在使用，评价一个公司的管理水平，其实从系统里面主数据的设计与质量就可以得出大概结论，普遍规律就是“一个主数据质量都不合格的企业，必然是管理混乱的企业；一个主数据质量良好的企业，很大概率是个管理良好的企业”，道理很简单，主数据管理是基础管理工作，基础都管不好的企业，指望做大做强还是有点风险的，要么付出额外的人力成本来实现管理合格。

一个良好的主数据必然先有一个良好的规范，建立这种良好的规范按工作角度来说，可以分拆出以下各类特点：

规范要充分认识数据库设计三范式的好处：目前行业内使用的数据库基本上都是关系型数据库，而数据库设计三范式决定了数据库的质量，一个结构合理，冗余较小的数据库同样会减少对服务器等硬件的需求，间接减少固定开支的成本。具体示例网格上可自行学习搜索。

充分业务调研，然后来通过数据库设计三范式的规则进行字段设计，例如为了满足第一范式(确保每列保持原子性)，商品品名这个字段如何进行设计？在店员的眼中，商品名就是商品外包装上印刷的品名，只要标签上或单据上显示的与品名一致，就能认定这是一个商品，但实际上不是如此，我们来深入思考一下各方的需求：

销售角度，店员要能清楚的在单据上显示这个商品的品名，要求是完整的，例如新康泰克红色装（氨麻美敏片(Ⅱ)），店员的第一注意力是“新康泰克”，而不是后面的“氨麻美敏片(Ⅱ)”，因为顾客来购物的角度是“新康泰克”，顾客是不懂后面的化学成分的，所以需要在品名里面有“新康泰克”的字样

采购人员的角度，由于采购人员是需要横向比较产品成本的，更多注意力是放在后面的“氨麻美敏片(Ⅱ)”上，当有同类产品进入的时候，需要与现有产品进行成本比价的。

商品分析人员的角度，分析人员是横向与纵向的进行产品的比较，不仅仅是成本的比较，还有销售的比较，同类成份产品的比较，同一厂家或同一品牌系列产品销售的比较等等，所以对于分析人员来说，还要包含生产厂家或品牌商的数据在内，而且要便于数据导出之后的筛选汇总透视等等，要求数据在字段内的统一性。

物流部需要在单据上看到完整的品名以便于捡货等，其它不一一列举。

综上所述，我们可以看到，商品品名需要体现出易读性，数据导出后合并筛选简单，还要包含品牌名等等，因此商品名在业务角度来说，是三个不同的字段：商品品名新康泰克，通用名氨麻美敏片(Ⅱ)，品牌名称，三个字段分别在数据库内进行数据分列存储，在界面显示的时候根据需要合并显示出来，例如在销售界面显示商品品名+通用名，在单据界面显示商品品名+通用名+品牌名称等等，灵活处理各界面的需要，这样既能符合第一范式减少数据冗余，又能在不同界面组合显示以满足业务需要。

规范要保证核心字段与业务字段的分离性：作为一个单独的公司，这个可分离性并不重要，但对于一个庞大的集团来说，这个重要性就体现出来，如果核心字段不独立于子公司，就会生成编码的统一性受到破坏，如果业务字段集中于集团总部管理，就不利于子公司业务的运作，例如药品的批准文号，由于批准文号在实际业务中会出现新旧批号或新旧包装同在市场上的局面，如果放在分公司层面去维护，就有可能导致同一编码不同批准文号的情况，或造成不同公司同一商品重复建码的情况，所以这个是典型的核心字段，必须放在总部层面进行管理，任何对于这个字段的修改都要经过再三的核验，由总部人员进行修改并下发到分部使用，确保编码的不重复性。反之，一个商品的促销级别在不同公司有完全不同的意义，放在总部会导致大量修改工作上移到总部，时间与效率都会影响巨大。

规范要保证数据输入的标准化：数据在输入的时候尽量减少数据的输入，设计的时候应该用各种选择项来取代，道理很简单，每个人自行输入的时候都容易犯错，比较常见的就是大小写或中文全角半角的问题，表面上来看比较简单，但是对数据库来说是不友好的。如果使用选择项来处理数据的输入，这样出错也是在标准之内，容易大批量检索与修改。另外，从最终数据报表的角度来说，标准化的数据汇总更容易，速度更快，更利于数据结论的各种展现。

规范要保证数据的清洗快捷性：系统使用期越长，数据的清洗就越来越多，数据规范一旦建立，以此规范产生的数据随着时间会累积，一旦规范发生修改，就意味着历史数据会进行修正，越好的规范越容易修正，否则数据会产生断裂性，不利于各类汇总与分析。

一个良好的主数据规范，决定了一个系统中主数据的质量，日常依据这种良好的规范不断维护主数据质量，会减少系统运转的错误率，这种高效的运作会间接减少企业管理成本，“磨刀不误砍柴功”大意就是如此，需要提醒的是，主数据的大部分工作都是在日常工作进行，每行数据都需要日常细致的关照，就像汽车时不时需要去保养一样，如果长期不重视主数据的良好规范与维护，迟早会付出更大的代价。

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