EXCEL快键键和工具的用法

一、Excel简介

Excel 在工作中起的作用，是不言而喻的。比如利用Excel制作工参、分析话统指标、统计数据等等。灵活的使用Excel可以极大的提高我们的工作效率，以下是我工作之余总结的Excel常用功能，希望对大家工作有所益处。

二、Excel常用操作

1、Shift+Ctrl+方向键

多情况下，我们需要选取表格中的数据，一般情况下都是通过使用拖动鼠标的方式，但是在数据量比较大的时候，比较难于控制，经常回出现多选或者少选的情况。使用以上组合键就可以避免这样的问题。

它们实现的功能是：从当前单元格开始，按照选定的方向选取数据，遇到第一个空单元格时结束。 如下图所示：

2、快速选择每列或每行的首位和末尾单元格。

很多情况下，我们需要选取一列中末尾的单元格，或者首位的单元格，如果数据少的话，我们可以滑动鼠标轴选择，但是当数据量大时，这样很费时间。我们可以选择对应列或者行中的任意单元格，然后双击此单元格的上边框，就可以选择此列最首位的单元格，同样，双击此单元格的下边框，就可以选择最末尾的单元格，同理可以双击左边框或者右边框。如下图所示：

3、CTRL+鼠标左键拖动（复制单元格内容到指定范围）

有时，需要把当前单元格内容复制到其他单元格中，这时有两种情况：数值单元格和非数值单元格，对于数值单元格，有两种情况：一是值递增复制，二是等值复制。使用 CTRL+鼠标左键拖动 就可以在这两种情况之间切换。如下图所示：

数值型单元格递增复制:

数值型单元格等值复制

同样可以选取多个单元格，按住CTRL 移动鼠标到单元格的右下角，当出现十字形状时开始拖动鼠标，在选定位置释放鼠标。有时我们可以直接双单元格右下角的+字，这样可以直接填充下面的单元格。然后单击+按钮，可以选择“复制单元格”或者“以序列方式填充”等方式。如下图所示：

4、筛选功能

EXCEL可以对数据进行筛选，筛选分为自动筛选和高级筛选。我们经常会使用这两个功能用于筛选一些数据。

自动筛选功能：快捷键：Alt+D+F+F，选择自动筛选后，会在选中的单元格或者最上面的一排显示 ▼按钮，然后点击此按钮，会出现相应的对话框，我们可以选择相应的选项。

5、选择性粘贴

我们经常会使用一些函数，但是用完函授后，单元格中的数值会包含公式，此时我们会运用选择性粘贴去除函数。具体操作：首先对含有函数的单元格进行复制，然后右击选择“选择性粘贴”，选择“数值”即可。快捷键：Alt+E+S+V，如下图所示：

有时候我们还可以使用这个方法进行少量数据进行转置，只需在“选择性粘贴”的窗口中选择“转置”即可。

6、数据分列功能

在制作工参时我们需要把小区名进行分列，分离出基站名，快捷键：Alt+D+E，选中需要分列的数据后 如下图所示：

7、冻结窗口功能

有时候我们在看数据时，希望将某一行数据的冻结不动，此时我们会使用冻结窗口功能，快捷键：Alt+W+F。具体操作如下：

8、自动换行功能

有时候，一个单元格中的文字太多，在此单元格中不能完全显示，我们可以使用自动换行，让其在单元格中完全显示。首先选择需要调整的单元格，右击选择“设置单元格格式”，选择“对齐”窗口，选择“自动换行”，快捷键：Ctrl+1，操作如下图所示：

同样我们可以再单元格设置窗口中设置数值的格式，比如小数点位、百分比、文本等格式。

9、剪切，粘贴命令的鼠标操作

一般情况下，我们都是采用这两个命令来完成复制和粘贴，但是使用鼠标可以一次完成。具体操作：选择需要剪切的范围，移动鼠标到选中范围的右上角，当出现+时，按住鼠标左键拖动到希望粘贴的地方。

10、强制换行功能

有些时候我们需要在一个单元格中输入较长的文字，此时我们就用到了强制换行功能。选择Alt+Enter即可进行强制换行，没必要再去用空格将文本挤到下一行了。

11、查找及替换功能

我们经常在工参中查找某些信息，或者将某些值替换为别的值。此时我们会使用使用查找及替换功能，快捷键：Ctrl+F，弹出查找及替换窗口，输入需要查找的值即可。有些时候我们需要将表格中的空格去掉，只需在查找内容中输入“空格”，替换为“不填”即可把表格中的空格去除掉。如下图所示：

12、设置数据有效性

有些时候我们为了确保数据的正确而设定条件验证、限制单元格数据的输入。常见的有效性条件有:整数、小数、序列、日期、时间、文本长度。以上有效性条件除“序列”之外，其他的都可设定一个区间值。比如在某单元格中设置工作地区为“绍兴，湖州，嘉兴，舟山”，操作步骤：选择“数据”->“有效性”，在设置对话框中选择“序列”，输入“绍兴，湖州，嘉兴，舟山”即可，如下图所示：

13、排序功能

1) 简单排序

很多情况下我们为了更加的方便的分析数据，经常会对数据进行排序，简单排序只针对数据清单中的某一列进行排序，一般情况下我们只需点击工具栏中的“升序”、“降序”进行排序。

同时需要注意的是：如果对选定区域旁边有数据，会提示是否“扩展选定区域”，或者只以“当前选定区域排序”，一般情况下我们选择“扩展选定区域”，因为只对选定区域排序而未改变相邻单元格的排序，会造成整个数据顺序变乱。具体区别如下图所示：

2) 复杂排序

如果在数据清单中首先被选择的关键字段的值是相同的，往往要再按另一字段的值来排序，那么前者称为主关键字，后者称为此关键字，还可以有第三关键字，这样的操作用菜单命令来实现排序操作。如下：

14、合并单元格中的数据

许多情况下我们需要合并两个单元格中的数据，比如合并NCC和BCC，这样我们会用到“&”（和号）运算符，如下所示：

15、数据透视表

数据透视表是一种自动提取、组织和汇总数据的交互表，利用它可以使我们能够简介的全面的对数据重新组织和统计数据。比如有一些重复的数据需要筛选出不重复的数据并统计各个数据出现的次数，具体操作如下：

首先单击“数据”->“数据透视表和数据透视图”命令，如下图所示：

点击“下一步”选择需要统计的数据：

然后点击“下一步”选择“新建工作表”：

点击“完成”，会出现如下对话框：

将需要统计的数据拖到相应的位置：

这样就会筛选出不重复出现的数据，并且还统计出了各个数值出现的次数。比高级筛选方法还要简单。以上只是数据透视表中的一小部分功能，其余的功能需要大家在实践中不断的摸索。